Sposoby przesyłania dokumentów handlowych

Żeby móc prowadzić działalność gospodarczą niezbędne jest znalezienie nabywców na dane produkty czy usługi. Wiele firm funkcjonuje w oparciu o dystrybutorów, którzy zajmują się dotarciem do klienta docelowego. W zamian za to otrzymują oni atrakcyjne rabaty, które pozwalają im później wygenerować zysk. Warto jednak wspomnieć, że kluczowym zagadnieniem jest ustalenie zasad, które pozwalają prowadzić działalność zarówno jednym jak i drugim.

Jak szybko wysłać fakturę do kontrahenta?

przesyłanie e-fakturNa wstępnym etapie niezbędne jest określenie chociażby zasad wysyłki dokumentów handlowych. Obecnie do wyboru jest co najmniej kilka sposobów, które pozwalają dostarczyć wymagane papiery. Tradycyjną formą jest fizyczna wysyłka przy pomocy listu czy paczki. Niemniej jednak taka forma wymaga zużycia papieru do wydruku, koperty do zapakowania, a także czasu niezbędnego do nadania przesyłki jak i jej dostarczenia. Zdecydowanie bardziej korzystne dla obu stron jest przesyłanie e-faktur, które są dołączane jako załącznik do maila. Taka forma pozwala zaoszczędzić cenny czas oraz zmniejszyć ilość drukowanych kartek. Pliki zawierające e-faktury mogą być zapisane w różnych formatach. Najczęściej są to jednak pliki PDF lub ewentualnie CSV. Warto wspomnieć, że podczas wystawiania takiego dokumentu należy uzupełnić szereg różnych informacji, które obejmują identyfikację zarówno kupującego jak i sprzedającego.

Oprócz pełnych nazw czy adresów konieczne jest umieszczenie między innymi numerów identyfikacji podatkowej czyli NIP-u. Dodatkowo w pliku zamieszczana jest również informacja o dacie wystawienia czy terminie płatności. Z reguły płatność jest odroczona o 7, 14 czy 21 dni. Dla najlepszych kontrahentów termin ten może zostać wydłużony. Jak widać obecnie dostępnych jest wiele różnych metod, które znacznie ułatwiają handel pomiędzy danymi przedsiębiorstwami.